書評：仕事を高速化する時間割の作り方

共感できる意見もあったが、「神経質過ぎるやろ・・・」とツッコミたくなる意見も多数見られた。時短に懸ける執念は狂気じみている。著者は究極の面倒臭がりだと思う。本書で推奨されていた方法が全て正しいとは思わない。時短テクニックに決まった型は無いと思う。自分がやってみたいと思ったことだけを試し、自分に適したマイルールを確立すればいいと思う。

 

■    手帳は使わずにGoogleカレンダーで予定を一元管理し、TODOリストは備忘録として活用する。

この意見には同意する。僕は全社推奨ツールであるOUTLOOK予定表を利用している。他の社員と、休暇や出張や在宅勤務日などの計画を共有できるため、会議の日程アレンジが容易となり、会議室の予約も簡単にできる。重要案件のメール受送信日と締め切り日を入力すれば、依頼メールの検索時間を短縮できるし、期限の見落としリスクを大幅に軽減できる。予定の変更や繰り返し登録も難なくできる。OUTLOOK予定表でスケジューリングは十分果たせているので、手帳を使う必要性は特に見当たらない。TODOリストは、OUTLOOK予定表に書くほどでもない、具体的なタスクを記入するようにしている。事前にタスクを明文化しておけば、迷いなく業務に集中できるし、隙間時間や気分転換に別の業務を進めやすくなる。

 

■    集中するために休日出勤する。

この意見にも同意する。当たり前のように平日に2時間も3時間も残業する人の気が知れない。僕は概ね7時半に起床し、8時半に出社しているが、16時頃から急激に集中力が落ち始める。人間の体力・気力は、それほど長続きしない。「夜になると頭が冴える」などと抜かす人は、日中に集中して仕事に取り組めていないだけではなかろうか。僕は余程急ぎの仕事が無い限り、平日には残業しないよう、心掛けている。資料作成など、纏まった時間が必要な仕事が溜まっている場合には、なるべく休日出勤を選択するようにしている。午前中のクリアな頭で仕事に臨む方が、短時間で高品質の資料を作成できると、経験的に自覚しているからだ。

 

■    デスクトップにファイルを置かない。

これは同意できない。著者は「余計な情報が目に入ると気を取られて集中力が散漫になる」と言うが、ファイルを開いた状態ならば、デスクトップがアイコンで埋め尽くされていたとしても、目に入ることはない。僕は、使用頻度が高いファイルやフォルダのショートカットを、関連性が高いものを近くに纏めて、デスクトップに保存している。最上位階層（ドライブ）からアクセスするよりも、ダブルクリック回数を平均5回ほど短縮でき、目的のファイルに早く辿り着ける。

 

■    靴下を一種類にする。

これは10年ほど前から僕も実践している。僕は靴下に穴が開く頻度が非常に高い。通常品だと酷い時は1回履いただけで穴が開いてしまう。ミドリ安全の安全靴用靴下に出会ってからは、概ね1年に1回、色違いを8～10足ほど一斉に買い替えている。片方だけ穴が開いたとしても、ペアを探すという不毛な時間に拘束されることはなくなり、満足している。

 

■    優先順位をつけずに、期限を死守する。時間割を作成する。

これは何度読み返しても文意が理解できなかった。ビジネスパーソンは複数のタスクを同時に抱えるのが当たり前だ。全てのタスクを抜け洩れなく期限通りにこなすための手段が、優先順位づけだろう。時間割は優先順位づけを前提にしないと作成できないはずだ。

 

■    期限を守らない人は、こまめに進捗を確認しよう。期限を守らせることも仕事のうちだ。

正論だが、人の意識や行動を変えるには、声掛けだけでは無理だ。僕は品質管理活動報告書の取り纏め役を拝命しており、毎月決まった時期に、担当者に実績を記入してもらっているのだが、何度フォローしても期限を守らない人がいる。報告書は課長経由で部長に提出せねばならず、なおざりにしてよいものではない。記入は恐らく5分もかからない簡単なものであるため、時間が無くて「できない」わけではなく、時間があるのに「やらない」わけだから、タチが悪く、癇に障る。なぜ期限を守らないのか問い掛けると、「どこそこの部門も期限通りに提出していない」だの「形式的な報告書を提出する意義が見出せない」だのと言い訳を並べ、行動を是正しない。この人のおかげで、いつも締め切りを過ぎてしまい、「遅くなり申し訳ございません」と、お決まりの謝罪文を付けて提出するのが常になっている。

 

■    投下時間と品質はトレードオフ。相手が80点の品質を求めているなら80点から85点くらいを目指す。100点を目指さない。

これは自分にとっての80点と相手にとっての80点に乖離があると成り立たない理論だ。後進を育成するため、技術資料の作成を指示したことがある。恐らく彼は90点くらいの資料を作成したつもりでいただろうと思う。僕は70点でも及第点をあげるつもりだった。しかし提出された資料は「大量の誤字脱字」「図表のタイトル挿入位置間違い」「小数点以下の桁数不一致」「今後の方針を記載していない」などなど、文書作成の基本すら守れておらず、及第点に遠く及ばないものだった。彼には事あるごとに「最初は上手く出来なくて当たり前。失敗経験を糧にして欲しい」と伝えていたし、このままでは将来恥をかくことになると思い、心を鬼にして気になる点を多々コメントし、修正原稿を再提出してもらった。後日、別の新規プロジェクトを任せ、その技術資料を作成するよう指示した。成長を見せて欲しいと願ってのことだが、彼は何度フォローしても完成原稿を持参することはなかった。技術資料作成はエンジニアの必須スキルだが、一朝一夕で身に付くものではない。数をこなし、試行錯誤を重ねることが必要となる。また、上長に判断を仰ぐために提出する報告書は承認を得られれば目的を達するが、技術資料は次世代の技術者に遺すために作成するものであり、優れた技術資料は時間が経っても価値を失わない。事実、僕は30～40年前に作成された技術資料からヒントを得た経験が何度もある。彼の技術資料も、数十年後に再評価される可能性はあった。そうした技術資料作成の意義は繰り返し伝えたつもりだったが、彼には届かなった。大変残念に思う。

 

■    土日に11時過ぎまで眠ってしまっても「予定通りに遅く起きられた」と前向きに考える。

この考え方は感心した。休日を寝て過ごすと勿体ないことをしたと後悔しがちだが、平日に少しずつ蓄積していた睡眠負債を解消できたと考えれば、決して無駄ではない。冴えない頭のままダラダラ起き続け、平日に疲れを持ち越すよりは、思い切って眠ってしまう方が、ずっと有意義だと思う。

 

■    自分がやるべきことを全てスケジュールに書き込み、予定に無いことは基本的にはやらない。

これは多くのビジネスパーソンにとって絵に描いた餅だろう。僕は技術スタッフ職だが、スタッフは作業者が有価作業に集中できる環境を整えることが主な仕事だ。他に仕事を抱えていたとしても、作業者から品質不具合や設備トラブルなどで相談を持ち掛けられたら、その対応が最優先となる。予定にはバッファを組み込んでおかないと、何か起こった時には残業で対応するしかない。バッファを作っておいて、何も起こらなかった場合は、急ぎではないが期限が決まっている仕事や、文献や専門書の読書など自分のスキルアップに役立つ仕事に取り組めば、無駄にはならないと思う。

 

■    早く帰るために退社時間を宣言し合う。

当社でも5年ほど前から勤怠一覧表に退社予定時刻を掲示する取り組みを行っているが、効果のほどは半信半疑だ。僕のように余程のことがない限り「定時退社」と表示する人もいれば、ほぼ毎日残業表示する人もいる。プライベートの時間確保よりも残業手当を目当てに居残るならば話は分かるが、裁量労働制の職位にあり、残業しても給与は一切増えないにもかかわらず、月40時間くらい普通に残業している人もいる。仕事というものは突き詰めるとキリがない。どこかで妥協して切り上げないと、いつまでも職場に居座り続けることになる。世の中には「遣り甲斐を感じていれば長時間労働も苦にならない」という意見も目にするが、愚論だと思う。疲労を感じていなくても、全力で長時間働けば身も心も消耗する。僕が学生の頃は「働くことで自己実現を果たす」という考え方が持て囃されたが、労働を過度に信奉しているように思えて、大変気持ちが悪い。労働は生活費を稼ぐ手段と割り切り、プライベート最優先で過ごした方が、健康的な生活を送れると思う。

 

■    メールをチェックする箇所と回数は最低限にする。何度もチェックして完璧を目指す必要はない。

全くその通りだと思うが、思うように実践できず、歯痒さを感じている。僕個人の性格にも問題はあると思うが、「メールは極力簡潔にして作成に手間をかけない」という価値観は、残念ながら共通認識ではない。製品で不具合が発生したため、関係者に不具合内容を速報することがよくある。「○○で△△という不具合が☆個中◇個発生しました。近日中に会議を開催し、対策を検討したいと思います。開催日時は別途ご案内いたします。ご協力よろしくお願いいたします」本文はこのくらいにして、あとはチェックシートと試験データを添付すればOKだと思うのだが、納得しない人がいるのだ。「過去の製品実績も掲載しないと比較できない」と言うから、過去の製品のチェックシートと試験データも添付したら、「不親切。一目で分かるように整理しろ」と言い、ポイントを箇条書きで纏めたら、「箇条書きは分かりにくいから表で纏めろ」と言い、本文中に表を追加したら、「受信形式によってはレイアウトが崩れるから、エクセルファイルに表を作成して添付しろ」などと言うのだ。会議資料レベルの詳報を速報に求めないで欲しいし、気になることがあれば電話で問い合わせればよいものを、わざわざメール返信で回答と是正を求める所が嫌らしい。

 

■    メールをフォルダに仕分けし過ぎると、かえって不便になる。

これも全くその通りだと思う。メールを丁寧に書くことは全くの無駄とは思わないが、過去に受信したメールを探す時間は無駄でしかない。現在、受信年代別かつ内容別にフォルダを作成し、手動で各フォルダに振り分けているが、手間暇がかかるため整理整頓が追い付かず、検索性は高まっていないと感じる。本書に刺激を受け、メールの仕分けルールを以下の通り変更してみることにした。利便性が高い方法を自分なりに模索していきたい。

①     前日までに受信したメールは、フラグ付きメール（依頼メール）を除き、全て「99_仕分け前」フォルダに移動。

②     依頼完了したフラグ付きメールは、「10_依頼完了」フォルダに移動。

③     依頼未完了のフラグ付きメールは、そのまま「受信」トレイに残す。

④     送信メールは全て「00_送信メール」フォルダに移動。　※これは以前から実施していた。

⑤     読み返す可能性が高そうな重要メールは「20_重要」フォルダに移動。

⑥     読み返す可能性が低い一般メールは「30_その他」フォルダに移動。

⑦     OAや勤怠ルールに関連する重要メールは「XX_お役立ち情報」フォルダに移動。　※これは以前から実施していた。

⑧     1日の終わりに必ずメールの整理整頓を終える。

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